[MUSIQUE] La formation est un levier clé et historique de la conduite du changement Dans le modèles classiques dits instrumentaux, la formation occupe un rôle très important. Très souvent on a même eu des programmes de formation que l'on intitulait Conduite du changement, pour montrer toute l'importance de la formation. On pensait que faire de la formation était faire de la conduite du changement. Depuis, on a compris que ce levier n'était pas suffisant. Il faut faire de la communication, il faut des ateliers participatifs, il faut avoir aussi des boucles d'intégration des managers, etc. Mais on voit très bien que c'est un levier qui est souvent privilégié pour faire de la conduite du changement. Former les gens à quelque chose, c'est les amener à faire autrement, leur montrer autre chose. Donc c'est un levier opérant de la conduite du changement. C'est un levier qui a été beaucoup utilisé dans les grands projets informatiques et notamment les grands projets ERP de type SAP. La conduite du changement représente à peu près 5 % du coût d'un projet, hors dispense de la formation. Et on voit dans certains projets que la formation peut représenter 10 à 15 % du coût d'un projet. Effectivement, s'il faut beaucoup de formation présentielle auprès d'un grand nombre de personnes, le coût de la formation va être très important. De ce fait, il est très important de maîtriser très rapidement le coût de la formation et pour cela, il faut bien comprendre les besoins de formation et les modalités de formation qui seront mises en œuvre. Pour définir les besoins de formation et toutes les modalités opérantes des dispositifs pédagogiques, on a un processus en quatre points. Le premier point consiste à définir les besoins de formation. Qui doit être formé à quoi? Donc, cela nécessite de définir les cibles de la formation. Qui sera formé? Quelles sont les personnes qui suivront des formations? 100 personnes, 200 personnes, 300 personnes, 500, 1000? C'est à la fois une définition en termes de volumétrie, mais c'est aussi une définition en termes d'unité. Est-ce que l'on va former par groupes de 10, de 15, de 20, de 30? Et quels sont les besoins de ces populations? Et là quels sont les modules qui devront être administrés auprès de ces personnes? La deuxième étape vise à définir les contenus de formation. Après avoir esquissé dans la première étape les besoins de formation, on va définir plus précisément les modules de formation, les programmes de formation, les objectifs de formation. Cela prend la forme de fiches pédagogiques où on définit les modules, en définissant les objectifs, la durée, les modalités pédagogiques, les supports de formation, également parfois, les formateurs, les animateurs. La troisième étape consiste à animer les formations. Il y a la logistique en amont qui consiste à envoyer les invitations, à gérer les locations de salles, à prévoir les conditions hôtelières, etc. Et l'animation qui sera réalisée par des formateurs et/ou des animateurs selon des temps donnés, avec des contenus donnés pour un public donné. Nous avons donc les formations qui sont réalisées et la quatrième étape va consister à évaluer les formations. Alors nous avons deux techniques d'évaluation. Il y a l'évaluation à chaud et l'évaluation à froid. L'évaluation à chaud consiste, à la fin de la journée de formation, à demander aux participants leur avis et ce qu'ils en pensent. Cela se fait souvent à l'aide d'un questionnaire que les participants remplissent. Mais il y a également l'évaluation à froid. Celle-ci va se faire une semaine, 15 jours ou 2, 3 mois après la réalisation de la formation pour savoir si ce qui leur a été enseigné leur a servi dans le temps. Ces quatre étapes permettent de construire le programme de formation et de déployer les formations nécessaires auprès des personnes concernées. La formation n'est pas uniquement présentielle, elle est dite blended, c'est-à -dire que nous mélangeons des formats distanciels et présentiels. Le format présentiel, tout le monde le connaît. Les participants viennent dans une salle, il y a un animateur et/ou formateur qui dispense un cours. Le format distanciel lui, peut être synchrone ou asynchrone. Le distanciel asynchrone. Ce sont les modules de e-learning ou des conférences qui peuvent être enregistrées sur des plateformes ou des sites auprès desquels les participants peuvent aller chercher les contenus. Le format synchrone consiste à faire des conférences au cours desquelles les participants peuvent interagir à distance. Il y a une quinzaine d'années, le levier formation c'était 80- 90 % de formation présentielle. Ce n'est plus le cas aujourd'hui. Nous avons ce que l'on appelle le ratio 50/50. 50 % de formation présentielle présentielle et 50 % de formation distancielle, avec les différentes formes que j'ai déjà pu mentionner. Du e-learning, des MOOC, des master class. Depuis quelques années, nous avons un nouveau format de formation que l'on appelle les ateliers participatifs qui seront détaillés dans le cadre d'une séquence spécifique. La critique faite aux formations classiques, c'est d'être trop descendantes et pas assez participatives. Aussi, pour répondre à ces critiques, on met en place des ateliers au cours desquels les personnes vont échanger sur leurs problèmes, les questions qu'elles se posent, de telle manière qu'elles co-construisent le contenu avec l'animateur. Cela va donner des formes plus vivantes, plus participatives, réalisant le même objectif formatif. Les informations seront données. Mais au lieu d'être données de manière descendante, elles seront contextualisées par rapport aux questions, par rapport aux problèmes, par rapport aux sujets que les participants ont à traiter. Un grand classique de l'atelier participatif formatif, c'est le co-dévelooppement qui va consister à ce que les participants échangent entre eux sur une problématique et ensuite à faire que chacun des participants va être alternativement le client et le consultant, le client expliquant son problème, le consultant donnant des solutions et obligeant le client à définir son problème. On voit, avec ces ateliers participatifs, qu'on a une autre forme de pédagogie. Beaucoup plus inductive, mais beaucoup plus aussi ancrée dans les problèmes que les personnes ont au quotidien. Un point clé dans le dispositif de formation, c'est le planning. A quel moment devons-nous faire la formation? Historiquement, on avait la règle des trois mois. On devait faire la formation trois mois avant le lancement du projet. Cette date-là a été fortement remise en cause, pour plusieurs raisons. Premièrement, parce que former les gens trois mois avant, c'est relativement long et ils ont le temps d'oublier. Et puis ils sont pas forcément très motivés à suivre une formation dont le contenu leur sera utile trois mois après. Pour éviter cet écueil, on a plutôt tendance à faire les formations un mois avant maintenant. Et dans certains cas, on fait les formations pendant le déploiement et après le déploiement avec des utilisateurs clés qui accompagnent les utilisateurs pendant le changement. Alors bien sûr, c'est une forme qui peut paraître un peu risquée. Mais là , on travaille sur des vrais cas et les personnes sont très motivées parce que ça conditionne leur activité au quotidien. Que ça soit un mois avant, pendant ou après, l'action de formation est clé. De plus en plus on utilise des formateurs relais. Ce sont des formateurs internes, qui vont être formés dans un premier temps, peut-être un ou deux mois avant le lancement et qui ensuite vont former les personnes sur le terrain pendant la réalisation du changement. Ainsi, on optimise le changement à la fois dans son enveloppe de coûts, parce qu'il y a moins d'intervenants externes et on va optimiser aussi l'efficacité de la formation parce que nous aurons des experts, et ces experts interviendront auprès des bénéficiaires pendant le changement, le moment où ces bénéficiaires sont le plus motivés et ont le plus d'attention vis-à -vis de l'objet qui leur est enseigné. La formation est un levier clé de l'accompagnement du changement. Elle peut être présentielle, elle peut être distancielle, elle peut être réalisée par des personnes externes, des personnes internes. Elle peut être réalisée avant le déploiement, pendant et après le déploiement. Quelles que soient les modalités, il est important de définir ce que l'on appelle un plan de formation qui va permettre de définir toutes les actions de formation qui devront être réalisées pour la réalisation du changement auprès des bénéficiaires. [MUSIQUE] [MUSIQUE] [MUSIQUE]
