En este curso, aprenderás a manejar el riesgo del proyecto mediante la identificación, el análisis y la comunicación de los cambios inevitables. En cualquier proyecto pueden suceder imprevistos. Después de este curso, podrás describir y aplicar los elementos necesarios para medir e informar sobre el alcance del proyecto, el cronograma y los costos. Te equiparemos con las herramientas necesarias para gestionar el cambio de la forma menos perjudicial posible para tu equipo y otros interesados en el proyecto.
¿Cuáles son los procesos de administración del cambio?
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En provenance du cours de Tecnológico de Monterrey
La gestión de los riesgos y la administración de los cambios en el proyecto
271 note
Tecnológico de Monterrey
271 note
Cours 3 sur 4 dans Specialization Administración de Proyectos: Principios Básicos
À partir de la leçon
Manejo de los cambios en el proyecto
Al concluir este módulo, conocerás las razones del cambio en el proyecto y los procesos para gestionar los cambios en el proyecto.
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Dr. Filiberto González HernándezProfesor y Consultor
Departamento de ingeniería industrial y de sistemas
[MÚSICA] Hola, ¿qué tal?
Estamos en el módulo de manejos de los cambios en el proyecto.
Y en este video vamos a platicar acerca de los procesos de administración del cambio
en el proyecto.
Al finalizar el video, vamos a conocer los diferentes procesos
para gestionar adecuadamente los cambios en el proyecto.
Comencemos con este aprendizaje.
Primeramente, me gustaría comenzar con el concepto de Grupos de
Procesos en la Gestión de un proyecto, que es un concepto fundamental
para entender cómo se administran los cambios a lo largo del proyecto.
Los grupos de procesos marcados por el PMI en su estándar de trabajo son 5.
Aquí vemos en esta gráfica uno de los primeros procesos o grupo de procesos:
la iniciación, en el cual, al finalizar los procesos,
son 2, los que integran este grupo de iniciación.
Tenemos al finalizar, el documento llamado Acta de Constitución de Proyecto.
Al finalizar este proceso, continuamos con los procesos de planeación o planificación
donde lo que generamos es el documento llamado el Plan de Gestión del Proyecto,
en el cual hemos estado comentando varias veces en este módulo
y que se refiere precisamente al plan de gestión del cronograma, el presupuesto,
el plan de gestión de los riesgos, entre otros
planes de trabajo que tenemos integrados en ese plan de gestión del proyecto.
Tenemos los grupos de procesos de ejecución
donde vamos desarrollando los trabajos necesarios para producir
los entregables en los trabajos que vamos realizando a lo largo del proyecto.
En este grupo vamos a platicar un poquito más adelante más conceptos.
Tenemos el grupo de seguimiento y control, o monitoreo y control del proyecto
que son varios procesos que tienen que ver con generar los requerimientos de cambios,
las validaciones o autorizaciones de trabajo, entre otras cosas.
Vamos a platicar también sobre este proceso un poco más adelante.
Y finalmente tenemos el grupo de finalización o cierre de proceso.
Al finalizar este grupo de procesos, vamos a tener el entregable final o producto
final que conceptualizamos en las etapas iniciales de nuestro proyecto.
Vamos a comenzar con el primer grupo de procesos que es la ejecución.
En este grupo de procesos la definición que nos da el PMI
son aquellos procesos desarrollados para completar
el trabajo definido en el plan de gestión del proyecto
para satisfacer los requerimientos del cliente o de los diferentes interesados.
Como vemos, este grupo de procesos está estrechamente relacionado
con el documento Plan de Gestión del Proyecto.
Este grupo de procesos, de ejecución, son 8 procesos que vemos en esta
gráfica que vemos ahí.
En estos diferentes procesos hay un proceso central
que se llama Dirigir y Manejar la Ejecución del Proyecto.
En ese proceso que integra, coordina y unifica todos los demás procesos,
lo que vamos a producir son los trabajos, los entregables necesarios para
terminar nuestro proyecto
coordinado de manera adecuada con el plan que hemos definido en procesos anteriores.
Una herramienta de este proceso de Dirigir y Manejar la Ejecución del Proyecto es
la llamada Sistema de información para la Gestión de Proyectos o PMIS por
sus siglas en inglés, que en la realidad es un sistema informático que puede ser,
por ejemplo, Project Server, Project Professional, así tal cual, Primavera.
En sí, un sistema de información que le de
al director del proyecto y a su equipo la información necesaria de
cómo vamos haciendo los trabajos que estamos desarrollando en el proyecto.
Qué hemos hecho, qué no hemos hecho de acuerdo a los planes de trabajo.
Este PMIS, este sistema, tiene 3 componentes fundamentales.
Vamos a hablar del primero de ellos que se llama Sistema de la Configuración.
¿Qué es el Sistema de la Configuración?
Es un sistema donde se deja o se indica cómo se van a identificar
y documentar las características funcionales y físicas del producto
o del servicio que estamos desarrollando.
Es decir, ahí están las especificaciones técnicas,
las funcionales acerca de qué es lo que estamos elaborando.
También se indica en este subsistema
cómo se van a controlar e informar los diferentes cambios que vamos teniendo.
También se verificará el producto o servicio
si cumple o no cumple con los requisitos que hemos establecido.
Es un sistema muy importante en esta área que tenemos.
Otro componente fundamental del PMIS es el Sistema de Control de Cambios
precisamente donde se indica formalmente cómo se van a controlar,
cambiarán y aprobarán los diferentes entregables del proyecto.
Y otro componente fundamental de este PMIS es el Sistema de Autorización
del Trabajo donde se indican los procedimientos para notificar al
equipo de desarrollo del proyecto o a los proveedores cuándo deben de comenzar
el trabajo que se va a realizar con la secuencia que se está indicando
y en los tiempos asignados correspondientes.
Son 3 componentes fundamentales de este sistema informático de gestión de
los proyectos que tiene que ver con los cambios que estamos mencionando.
El otro grupo de procesos que comentamos en los 5 grandes grupos de procesos es el
proceso de los Procesos de Monitoreo y Control, que la definición
que bien nos marca el PMIS son aquellos procesos requeridos para evaluar,
regular y reportar el progreso del proyecto para satisfacer los objetivos
de desempeño definidos nuevamente en el plan de gestión de proyecto.
Es decir, ahí estamos monitoreando el desempeño,
qué es lo que vamos haciendo y qué es lo que no vamos haciendo.
En la siguiente gráfica, vemos que este grupo de procesos está integrando por
11 diferentes procesos que tiene que ver con áreas de conocimiento como alcance,
como costos, como tiempo, cronograma y así respectivamente.
Pero, 2 procesos fundamentales en estos grupos de procesos son
los que vemos en la parte central.
Vamos a hablar de esos 2 importantes grupos de procesos que son,
monitorear y controlar el trabajo del proyecto y desarrollar
el control integrado de cambios.
¿Qué es el proceso de monitoreo, monitorear y controlar el trabajo?
Es observar lo que está ocurriendo en el proyecto.
Es controlar e implementar las acciones correctivas cuando algo
está fuera de lo normal o algo está fuera de lo que hemos planificado.
Simplemente estamos observando y en base a esa observación
determinamos si es necesario tomar acciones o no tomar acciones.
¿Qué es lo que vamos a tener al finalizar
este proceso de monitorear y controlar el trabajo?
Son los informes de desempeño del trabajo que vamos teniendo en el proyecto.
También vamos a tener lo que se llama las solicitudes de cambio, que estas
solicitudes de cambio o requerimientos de cambio son enviadas a un comité
de control de cambios que vamos a platicar un poquito más adelante sobre esto.
Finalmente, vamos a tener como resultados de este proceso
las diferentes actualizaciones en tiempo, en costo,
en recursos o en documentación que vamos teniendo.
Eso es lo que tenemos en este proceso.
Hay 2 tipos de acciones que se dan en este proceso:
Son acciones correctivas y acciones preventivas.
¿Qué son las acciones correctivas?
Es buscar el problema en lugar de esperar a que suceda este
problema o esta situación, es tener un plan realista con las
líneas bases actualizadas, es encontrar la causa raíz o la causa que
está generando los problemas que estamos teniendo y, si es necesario,
volver al proyecto a su plan original de trabajo.
¿Qué son las acciones preventivas?
Simplemente, son reparar los defectos que vamos teniendo.
Estos son resultados que tenemos de este proceso de monitorear
y controlar los trabajos en un proyecto.
Esto estaría incompleto si esos requerimientos de cambio
simplemente los autorizamos y los implementamos.
Es necesario que esos requerimientos de cambio o esas acciones que estamos
requiriendo se vayan a otro proceso que se llama el Control Integrado de Cambios.
¿Qué es el Control Integrado de Cambios?
Es un proceso que va más allá de la autoridad
o de la influencia del director o gerente del proyecto.
Este sistema o este proceso de control integrado de cambios se
hace a través de un comité de control de cambios conocido por sus siglas en inglés
como CCB, el Change Control Board que es un comité en el cual
va a recopilar o recoger todos los requerimientos de cambio que se van dando
a lo largo del proyecto y está integrado por el patrocinador, por ejemplo,
está integrado por el cliente que tiene voto, asi como el patrocinador.
Está integrado evidentemente por el director del proyecto
y por expertos de las áreas afectadas correspondientes.
Este comité de control de cambios que está en este proceso es el único autorizado
para aprobar o rechazar los cambios que están siendo solicitados.
¿Qué vamos a tener al finalizar este proceso de control integrado de cambios?
Vamos a tener las solicitudes de cambio rechazadas o aprobadas por el comité,
vamos a tener, el registro de cambios que es un listado de todos los cambios que
vamos realizando a lo largo del proyecto y donde se están mencionando los impactos en
tiempo, en costo y en riesgo evidentemente.
También vamos a tener las solicitudes de cambio rechazadas y
junto con la información de por qué están siendo rechazadas.
Aquellas solicitudes de cambio que han sido autorizadas se van a los siguientes
procesos que será la ejecución una vez que estos han sido autorizados.
Este proceso es fundamental y hace la diferencia entre
un cambio solicitado, y simplemente implementado,
o un cambio solicitado evaluado, estudiado y aprobado o rechazado.
Si no hacemos este control integrado de cambio sucede lo que en otro video
mencionamos de que los cambios en el proyecto podrían hacer que nuestro
proyecto fracasara simplemente porque no estamos terminando en el tiempo planeado,
o en la duración planeada, en el presupuesto que hemos autorizado.
Es fundamental este concepto.
Te voy a dejar con unas preguntas de reflexión
acerca de estos conceptos que hemos estado mencionando y espero que te vaya bien.
Las respuestas que has dado creo que han sido excelentes.
Te invito a seguir revisando la información que tengo para tí en la
plataforma para que vayas profundizando mucho más en estos conceptos.
Muchas gracias.
[AUDIO EN
BLANCO]
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