[MUSIQUE] [MUSIQUE] D'importantes dimensions incluent trois éléments auxquels vous devez aussi vous préparer, l'organisation de la réunion, la communication, comment procéder à l'échange d'informations, et enfin les aspects logistiques. L'organisation de la négociation est essentielle. En tant que négociateur, il y a deux scénarios que vous devez absolument éviter. Le premier est sur ni vous, ni votre interlocuteur n'avez réfléchi à la meilleure façon d'organiser la négociation. Celle-ci risque donc d'être chaotique, et ça ne va pas vous aider à atteindre vos objectifs. L'autre scénario est moins plaisant encore. Vous n'avez pas réfléchi à l'organisation de la réunion, contrairement à l'autre qui a tout organisé conformément à ce qui l'arrange. Vous n'avez même pas encore abordé le fond du problème que vous avez déjà perdu du terrain. Vous ne devez donc pas vous rendre à une négociation importante sans vous être posé les questions d'organisation suivantes. Combien de temps la négociation va-t-elle durer? Parce qu'elle se déroulera très différemment selon que votre interlocuteur et vous disposez de 20 minutes ou de deux heures. Y a-t-il une échéance particulière à respecter de mon côté et du leur? Imaginez que l'autre partie doive fournir ses chiffres de ventes chaque trimestre et qu'il ne reste plus que quelques jours avant la clôture du trimestre en cours. Alors ce négociateur sera probablement pressé de conclure un accord avant cette échéance. Inversement, si le trimestre vient à peine de démarrer, l'autre partie pensera peut-être que d'autres opportunités se présenteront pour atteindre les objectifs de ventes et qu'il est donc inutile de faire trop d'efforts pour vous. Ensuite, comment structurer l'ordre du jour? Voilà un aspect tactique important. L'ordre du jour correspond à la liste des points à aborder, et vous devrez peut-être en exclure certains de cette liste pour mieux les protéger. Réfléchissez attentivement à ce périmètre. Ensuite, comme son nom l'indique, l'ordre du jour définit aussi l'ordre dans lequel chaque point sera discuté, et vous aurez peut-être envie de commencer par un point plutôt que par un autre. Ne laissez pas cela au hasard. Ensuite, à travers cet ordre du jour, comment allons-nous procéder, c'est-à-dire cheminer? On distingue deux grandes approches principales. D'une part, la technique du saucissonnage, c'est-à-dire qu'on aborde le premier point de l'ordre du jour, on le traite, on trouve un accord, puis on trace un trait, on passe au deuxième point, et ainsi de suite jusqu'à la fin, mais il n'est pas possible de revenir en arrière sur les points précédemment discutés. D'autre part, il y a l'approche de l'accord global, du package deal selon la formule consacrée. Rien n'est décidé tant que tout n'a pas été négocié. Comme elle apparaît plus instable, plus mouvementée avec des aller-retours, cette méthode génère parfois un désagréable sentiment d'incertitude. Néanmoins, elle s'avère plus efficace, notamment pour éviter les blocages, parce qu'elle va aider les négociateurs à organiser des échanges, trade-offs. L'un consentant un effort sur un point important pour le négociateur, sachant que sur un autre point de l'ordre du jour, il y aura la réciprocité. Neuvième et avant-dernier élément de la préparation, et non des moindres, la communication. C'est l'une des pierres angulaires de la négociation, on en a parlé dans une vidéo précédente. On ne peut pas négocier sans écouter et sans parler. Vous devez écouter pour obtenir des informations utiles, de quelles informations ai-je besoin, comment les obtenir, mais vous devez aussi parler pour fournir les bonnes informations. Donc demandez-vous comment vous allez présenter votre vision des choses, en particulier si vous devez faire bonne impression sur la personne d'en face que vous ne connaissez pas encore. La communication repose aussi sur une bonne gestion du partage de l'information. En général, les questions à se poser en phase de préparation concernent l'identification de certains impératifs, ce que vous devez absolument dire. Quels sont les trois points que vous mentionnerez et vous ne quitterez pas la pièce sans les avoir mentionnés. Inversement, ce que vous ne devez surtout jamais dire, parce que cela révélerait vos points faibles ou parce que votre mandant exige votre confidentialité à ce sujet. Autre question, quelles sont les informations dont vous ne disposez pas et que vous aimeriez bien obtenir? Quelles sont donc les bonnes questions à poser? Inversement, quelles sont les questions de l'autre négociateur qui risqueraient de vous déstabiliser? Ce sont celles que vous devez anticiper et préparer avec un soin particulier. Méfiez-vous des négociateurs qui posent beaucoup de questions. Ils savent ce qu'ils font. Le dernier point de notre méthode de préparation concerne la logistique. En effet, c'est un aspect important à prendre en compte car l'expérience prouve que le fait de négliger l'environnement matériel, la logistique, peut participer à l'échec d'une négociation. La logistique va désigner l'équipement, le matériel, le lieu auquel il faut réfléchir au préalable. Il peut s'agir de questions de protocole, de confort, le choix de la réunion, l'attribution des sièges autour de la table, les échantillons de produits à apporter pour une démonstration, ou encore un écran de projection pour afficher certains points, jusqu'à des détails, avons-nous suffisamment de copies papier des documents en question? Imaginez qu'une négociation très importante doive avoir lieu dans les bureaux de votre client. Vous vous êtes préparé avec beaucoup de soin, et puis en chemin, vous vous rendez compte que le trajet va durer beaucoup plus longtemps que prévu parce que vous n'aviez pas anticipé autant de circulation sur la route. C'est idiot, mais ça va induire du stress, et vous allez peut-être même arriver en retard, et donc créer une première impression assez désastreuse sur les gens d'en face. Comme l'équipement et l'environnement ne doivent pas entraver la négociation mais au contraire la faciliter, cela doit faire l'objet d'une préparation efficace. Il faut aussi prendre en compte les différences culturelles, le cas échéant. Dans certains contextes, l'étiquette, le formalisme lié à un environnement joue un rôle crucial. C'est une marque de respect. Donc tout ne tourne pas uniquement autour de l'équipement, mais une fois encore, vous devez vous montrer attentif à ces détails. Maintenant que nous avons terminé la préparation de ces dix éléments, je voudrais insister sur une petite chose. Ces dix éléments de la préparation sont imbriqués. Ils se connectent entre eux. Et quand vous examinez une situation, vous pouvez démarrer par un et continuer par l'autre. Peu importe l'ordre dans lequel vous les prenez, mais vous devez à la fin vérifier que les dix ont été traités. Et ils se connectent. Par exemple, si vous savez que vous aurez affaire à des personnes très formelles, élément sur la relation, vous devez accorder plus d'attention à la préparation de l'organisation en termes de processus, avec un ordre du jour très clair envoyé au préalable, et même à la logistique. Salle de réunion très professionnelle, et par exemple, si le contexte le justifie, vous allez mettre une cravate. Tout ceci sera connecté. Et là encore, pratiquez cette méthode, qu'elle vous devienne de plus en plus familière, et vous verrez, les résultats arriveront très vite. Allez-y!
