El curso “Camino a la excelencia en gestión de proyectos” describe los tres principales componentes de Lean Project Management (Gestión de Proyectos sin Pérdidas), estos son: (1) La filosofía de producción lean, la que proveniente de la industria automotriz japonesa, revisaremos sus principios fundamentales y cómo se ha adaptado a otras industrias. (2) El cambio cultural, la implementación de lean depende de las personas y veremos qué características son necesarias para la excelencia en gestión de proyectos y qué condiciones contractuales ayudan a generar una mejor cultura. (3) La tecnología, veremos métodos y técnicas lean tales cómo mapeo de la cadena de valor, sistema de planificación el último planificador, entre otros. Finalmente, este curso entrega los conceptos básicos y permite la ejercitación de estos conceptos para caminar hacia la excelencia en gestión de proyectos.
Last Planner System
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En provenance du cours de Pontificia Universidad Católica de Chile
Camino a la Excelencia en Gestión de Proyectos
969 notes
À partir de la leçon
Teconologías Lean: Herramientas para mejorar
En este capitulo se tratarán algunas tecnologías propuestas por Lean para lograr mejoras en la gestión de proyectos
Rencontrer les enseignants
Paz ArroyoProfesora Asistente Adjunta
Escuela de Ingeniería
Luis Fernando AlarcónPhD
Ingeniería y Gestión de la Construcción
[MUSIC]
Bienvenidos a esta clase sobre Last Planner System,
o el sistema del último planificador.
En esta clase les explicaré en qué consiste este método de planificación y
les mostraré un ejemplo de aplicación.
Bueno, según Macomber en el 2004 dice que los proyectos son una red de compromisos.
Bueno, esto es muy cierto, y los proyectos necesitan de confiabilidad
porque necesitamos reducir la incertidumbre,
necesitamos poder mejorar el ambiente laboral.
Y también mejorar el desempeño del proyecto proyecto,
a través de la gestión de los compromisos.
Bueno, imagino que han estado en una de las siguientes situaciones.
Han recibido una promesa que no están 100% confiados de que esto se vaya a cumplir,
y muchas veces eso le afecta a su planificación dentro de su proyecto.
O también quizás les pudo haber pasado, de que han dicho que sí a algún compromiso,
sabiendo que nos serán capaces de cumplirlo.
Bueno, muchas de estas cosas se pueden medir, por ejemplo,
¿qué porcentaje de lo que ustedes realmente planifican realmente cumplen?
¿Sabes por qué se cumplen tus planes o por qué no se cumplen?
¿Cómo hacemos para poder gestionar un proyecto si es que
muchas cosas no dependen de nosotros?
¿Qué actividades debemos planificar y cuáles no planificar?
Todas estas son preguntas válidas en la gestión de proyectos.
Y que vamos a ver cómo este método, el sistema del último planificador,
lo ha resuelto.
Bueno, este método dice que todos planes son erróneos y que todos los
pronósticos están equivocados.
Pero mientras más adelante en el futuro lo tratemos, más equivocados estaremos.
Y mientras más en detalle tratemos de planificar,
más equivocados estaremos también.
Por lo tanto hay mucha investigación que dice que solamente se cumple
un 54% de las tareas programadas en un proyecto.
Esto es muy bajo, en algunos proyectos se es que uno comienza a medir
cuántos de las promesas hechas realmente se cumplen,
llegamos a porcentajes de cumplimiento muy bajos como un 20% un 30%.
¿Qué es lo que tenemos que hacer
para mejorar la confiabilidad de estas promesas?
Debemos trabajar la incertidumbre.
Para esto tenemos que considerar que existe la incertidumbre
dentro del proyecto de planificación.
Y que no hay certeza de los supuestos que tenemos.
Por lo tanto necesitamos sí o sí tener compromiso de las personas que tienen
mayor información en este proyecto, quienes son los últimos planificadores.
Hay varios conceptos importantes que tenemos que
desarrollar para poder entender esta herramienta de planificación.
Bueno, muchas veces como you les dije tenemos que hacer muchos supuestos
sobre los requerimientos que vamos a necesitar,
los materiales, si es que you tenemos la información.
Entonces no podemos planificar con base a toda esta incertidumbre.
Necesitamos generar compromisos confiables.
Por ejemplo, si ustedes se ponen a ver actividades,
una actividad muy simple como por ejemplo realizar una excavación.
Si es que uno la planifica sin considerar los compromisos necesarios
para poder ejecutarla, puede ser completamente fallida.
Si es que no tenemos el equipo,
que necesitamos el personal de logística comprometido a brindar ese equipo.
Si es que no tenemos al personal capacitado que tiene que estar a la hora y
bien preparado para ejecutar esa tarea,
también esa tarea fallará dentro del proyecto.
Es muy importante que analicemos las actividades de flujo,
las actividades que no agregan valor para poder planificarlas,
porque ahí es donde más incertidumbre se genera.
En estas actividades de transformación que son las que generalmente se planifican
en una planificación tradicional, no tienen mucha incertidumbre.
¿Cuánto tiempo me demoro en excavar una vez que you tengo los materiales,
tengo la máquina y tengo el personal?
Eso es bastante estándar, lo más variable es cuándo va llegar la máquina,
voy a tener el personal o no lo voy a tener, cuánto se demora en llegar.
Todas esas actividades de flujo, entonces como dije,
generan inestabilidad y generan variabilidad e incertidumbre.
Entonces, para estabilizar este trabajo por un lado,
tenemos que disminuir las variaciones de las actividades de flujo.
Y por el otro lado mejorar el desempeño de las actividades de transformación.
Mucha de la lógica en el sistema del último planificador,
se explica a través de esta simbología.
Se habla del debe,
muchas veces se planifica pensando en qué es lo que se debe hacer.
Yo debo hacer todas estas actividades y ¿quién es el que planifica?
Generalmente no es la persona que va a ejecutar esa tarea sino que es
un planificador.
Luego, los últimos planificadores, las personas que ejecutan dicen, bueno,
¿qué es lo que se hará efectivamente en un corto plazo?
Por ejemplo, ¿dentro de una semana qué es lo que efectivamente se hará?
Y después de que pasa esa semana, nos damos cuenta que algunas cosas se podían
hacer y que otras no se podían hacer.
Entonces, el programa dice lo que se debe hacer, el administrador
dice lo que se hará, pero finalmente en terreno se hace lo que se puede.
¿Qué es lo que pasa?
Que muchas veces lo que se dice que se debe hacer
para ese corto plazo, no coincide con lo que se puede hacer.
Por lo tanto, se termina realizando sólo la intersección
entre entre lo que se puede y lo que se dijo que se hará.
Que eso es un porcentaje muy menor a lo que se debió haber avanzado y por esto,
generalmente se van atrasando y atrasando los proyectos.
Porque se van repitiendo estas planificaciones que no están
en concordancia con lo que se puede hacer.
¿Entonces qué es lo que dice el sistema de Last Planner?
Bueno, el sistema de last planner dice que antes de decir qué es lo que se hará,
tenemos que evaluar qué es lo que se puede hacer.
¿Y quiénes saben qué es lo que se puede hacer?
Los últimos planificadores o las personas que son las que están encargadas de
ejecutar estas tareas o directamente supervisan estas tareas.
Por lo tanto se debe trabajar con estos últimos planificadores,
quienes saben qué es lo que se puede y lo que no se puede hacer,
y luego se dice qué es lo que se hará.
Además también, no sólo que nos quedamos de manos cruzadas diciendo,
bueno esto se puede hacer esto no se puede hacer.
Sino que también tenemos que trabajar el puede, para que sea más grande.
¿Cómo trabajamos el puede?
Identificando por qué podemos o no podemos hacer esas actividades.
Y si no podemos hacerla,
vamos a necesitar compromisos de otros últimos planificadores
para poder liderar esas restricciones antes de que se deba ejecutar la tarea.
Y así podamos tener una planificación más confiable como un todo.
Entonces, ¿qué es una planificación confiable?
Bueno, está basada en compromisos.
Y estos compromisos tienen que ser posibles de cumplir,
tienen que tener una acción determinada.
Tienen que tener condiciones de satisfacción, tienen que tener un
responsable encargado de esa acción, y tienen que tener fechas para ser cumplida.
Entonces, esos son los elementos básicos que tiene que tener una promesa confiable.
Al menos condiciones de satisfacción, que la persona que vaya hacer el
compromiso sea competente, es decir que pueda hacerla, que sea sincero,
o sea que realmente crea que puede hacerlo.
Recuerden que en este sistema no vamos a decir que sí podemos hacer algo,
sabiendo que no podemos hacerlo.
Y bueno, asumiendo la responsabilidad que lleva,
las consecuencias del no cumplimiento de esa promesa.
Entonces comprometerse tiene que ver
con producir cambios en una acción comprometida en un objetivo común.
Entonces yo soy responsable por algo que ocurrirá en el futuro,
que no ocurrirá en la ausencia de ese compromiso.
Bueno, también tenemos que hablar sobre los principios del Last Planner.
¿Cuáles son los principios del Last Planner?
Bueno, tenemos que plantear con mayor detalle,
a medida que vamos acercándonos al momento de tener que ejecutar ese trabajo.
Tenemos que pensar en un proyecto, tenemos que pensar como un todo.
Pero también en fases de ese proyecto que tienen que ser consensuadas
con los distintos actores, vamos a pensar en procesos y en operaciones.
Tenemos que producir planes en colaboración con los últimos
planificadores que son quienes realizan el trabajo.
Y debemos revelar y remover las
restricciones antes de ejecutar las tareas planeadas.
Y bueno, debemos mantener nuestras promesas
para poder gestionarlas y cumplirlas y entender por qué.
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