[MUSIC] Bienvenidos a la continuación de la clase sobre Last Planner System o Sistema Último Planificador. En esta clase veremos más detalles sobre este sistema. Primero hablaremos sobre el plan inicial. ¿Qué es lo que se hace en el plan inicial? Se dice lo que se debe hacer para poder completar este proyecto exitosamente. Muchas veces se habla del programa maestro. Después tenemos el Lookahead o la planificación intermedia. Donde se prepara el trabajo para poder revisar las restricciones y poder liberar estas restricciones antes de poder planificar las tareas en un corto plazo. Entonces, finalmente como en tercera etapa tenemos el plan de corto plazo. Donde se identifica lo que se pueda hacer y se acuerdan compromisos que serán revisados en el corto plazo. Y que son parte del programa semanal comprometido, que es lo que se hará. Para explicar este sistema, mencioné primero lo que se hace en el Plan Inicial. En el Plan Inicial tenemos un programa maestro general, ¿cierto? Podríamos hablar de un proyecto de construcción, de la construcción de un software, podríamos hablar de distinto proyecto de tipos de proyecto. En este ejemplo en particular, es un proyecto de construcción de un edificio. Tenemos que hacer las obras subterráneas, luego tenemos que hacerle la obra gruesa, luego las terminaciones y finalmente las terminaciones finas. Y hay una carta Ghant, en donde se ponen los meses del año y qué actividades se harán en cada mes. Entonces, tomamos una parte de este proyecto y hacemos una fase para poder, y tener un mayor detalle sobre cómo vamos a ejecutar, por ejemplo, la obra gruesa o las terminaciones de este proyecto. Esto es un proceso muy colaborativo, por lo tanto necesitamos que estén presentes los últimos planificadores. los últimos planificadores van a poder identificar las grandes restricciones de este proyecto. Y también tendrán que ponerse de acuerdo para cuándo deberían terminar el proyecto. Y cuáles son los hitos relevantes desde el fin al inicio del proyecto, en los cuales se comprometerán a trabajar en conjunto. Entonces, dado el término del proyecto, yo voy a empezar a trabajar con todos los últimos planificadores para ver qué actividades tengo que hacer para poder terminar. Luego, empiezo a tomar la actividad penúltima y veo qué actividades deberían hacerse para yo poder hacer esta actividad. Y así sucesivamente, hasta que llego a la primera actividad que deba hacerse en el proyecto. Entonces paso desde el fin del proyecto, que es lo que necesito, hasta todos los hitos intermedios y cuándo debería cumplirse eso. Existen siete pasos para la programación por fases, tenemos motivar y organizar el equipo de trabajo. Definir y representar la fase. Tenemos que ser muy claro para saber ¿qué representa una fase?, ¿cuándo terminamos una fase?, ¿qué es?, ¿cómo describimos bien cuando se acaba esta fase? Luego tenemos que recorrer el plan de fin a inicio y registrar esta información. Luego tenemos que pensar en cuál es la factibilidad de generar, de hacer este proyecto como lo dijimos. Podemos generar lluvia de ideas, podemos separar algunas actividades, podemos reducir algunos Buffers u Holguras que teníamos pensado en este proyecto. Luego tenemos que reacomodar este proyecto y revisar nuevas duraciones. Y pensar si es que podemos hacer este proyecto en un menor tiempo. Tenemos que administrar el tiempo en función de la incertidumbre, por lo tanto dejar algunas holguras consensuadas en las actividades con mayor incertidumbre. Tenemos que resumir el trabajo realizado y los acuerdos alcanzados por el equipo en el plan de fases. Y finalmente tenemos que controlar y evaluar el desarrollo de estas fases. Esto, como dije, se hace de forma colaborativa. Tienen que estar presentes todos los actores relevantes para poder lograr un plan de fase que sea confiable. Y que tenga la información necesaria para poder ejecutar estas tareas. Bueno, you que les expliqué a grandes rasgos cómo funciona el plan inicial y los planes de fases que están dentro del plan inicial. Les explicaré la siguiente etapa del sistema de planificación Last Planner que se llama Lookahead. Esta etapa es muy importante porque es algo que no siempre se hace en los proyectos. Y tiene que ver con preparar el trabajo para que sea un proceso continuo, Lean, y que pueda realizarse confiablemente. Entonces, para esto tenemos que identificar cuáles son las restricciones que tenemos en el corto plazo, o en un mediano plazo en realidad. Cuando hablamos de Lookahead significa mirar hacia adelante, por lo tanto tener que mirar un poco hacia adelante qué es lo que se viene en el proyecto. Y qué restricciones tienen las actividades que deberían seguir, dado el plan de fases que nosotros realizamos antes en el proyecto. Entonces el Lookahead es una subdivisión del programa maestro, y las actividades se ven en una ventana de tiempo. Sin embargo, esta ventana de tiempo puede ser modificable. Por ejemplo tenemos la planificación intermedia, el detalle de distintas actividades que tenemos que realizar. Entonces yo se que de aquí, por ejemplo, a cuatro semanas más, tengo que realizar estas actividades. Entonces me voy a comenzar a preguntar cuatro semanas antes, ¿qué tengo que hacer para poder cumplir las actividades que vienen durante este Lookahead? Entonces ¿está en esta ventana de tiempo?, ¿estoy segura de poder hacer todas estas actividades? ¿Qué necesito para poder lograrlo? Entonces cuando me doy cuenta que tengo una restricción, que no tengo el material, que no tengo el personal adecuado, no tengo el equipo para hacerlo. Bueno todavía estoy a tiempo porque puedo generar un compromiso para que esa restricción se libere antes de que yo tenga que ejecutar esa tarea. Entonces reviso si es que estas tareas tienen restricción, si no tienen restricción podría planificarlas cuando sea necesario. Y si es que tienen una restricción, bueno entonces tengo que generar un compromiso para que haya un responsable, y una fecha asignada. Para liberar esta restricción y poder transformarla en una actividad como parte del inventario en el trabajo ejecutable, que quiere decir que es una actividad que la puedo realizar. Por ejemplo, en este cuadro podemos ver que la actividad dos y las actividad cuatro, son parte del inventario del trabajo ejecutable. Porque tengo el diseño, tengo los materiales, tengo la mano de obra, tengo los equipos y tengo los prerrequisitos para poder ejecutarla. Sin embargo la actividad uno no tengo la mano de obra, por lo tanto no podría ejecutarla todavía. Pero no importa porque no tengo que hacerla ahora en este corto plazo durante esta semana, sino que tengo cuatro semanas disponibles. O de la ventana de tiempo necesaria para poder tomar acción sobre cómo cubrir estas restricciones. Bueno, entonces, ¿cuál es el resumen de las acciones que tenemos que hacer durante Lookahead? Tenemos que definir el intervalo de tiempo que nos permite actuar de manera responsable para poder liberar las restricciones. Si es que estoy es trabajando, si es que mi proyecto por ejemplo es un proyecto muy aislado, estoy en la cordillera y todo esta muy alejado. Y conseguir cualquier material significa mucho tiempo, significa por ejemplo ocho semanas. Entonces debería por lo menos revisar ocho semanas antes las actividades que tengo que ejecutar para poder identificar esas restricciones. Luego se arma un plan sencillo de este intervalo de tiempo. Y se identifican las restricciones que tienen todas las tareas que deberían ser ejecutadas durante ese intervalo de tiempo. Y se determina un responsable y una fecha para su ejecución. Bueno, una vez que you les he explicado, el Lookahead procederé a explicarles la planificación de corto plazo. Las características del plan de corto plazo, en el sistema de los planner es que podemos mejorar nuestra puntería. O sea, you hicimos el trabajo de entender cuáles actividades se podían hacer y cuáles no se podían hacer. Por lo tanto si yo sé con qué actividades ahora en esta semana o en este corto plazo me puedo comprometer. Algunas veces hay actividades que se que no me puedo comprometer porque nos está en las restricciones. Y hay algunas actividades que podrían estar en un quizás se puede, o tal vez se puede. ¿Qué es lo que hacemos, cómo hacemos un buen plan semanal? Un buen plan semanal tiene las actividades que voy a realizar o plan de corto plazo, no tiene que ser necesariamente una semana. Pero generalmente se habla de corto plazo como plan semanal. Entonces, identificamos cuáles son las actividades, identificamos el responsable para hacer esa actividad. Y ese responsable se compromete a ejecutar esa actividad en el tiempo requerido y bajo las condiciones se satisfacción requeridas para ejecutar esa actividad. Y esa actividad se debería ejecutar durante el tiempo. Entonces, se identifica el trabajo, vamos a cumplir todos, el nombre de responsable por actividad. Se acuerda la meta a alcanzar al final del período de corto plazo, y al final de este período revisamos, ¿bueno se cumplió o no se cumplió esta tarea por este responsable? Y medimos el porcentaje del plan de actividades completadas o del plan cumplido PPC e identificamos cuál es el porcentaje de cumplimiento. Y también identificamos de las actividades que no se cumplieron, ¿por qué no se cumplieron? Entonces empezamos a gestionar las causas de no cumplimiento. Ok, entonces, ¿cómo medimos el porcentaje del plan cumplido? Es algo muy simple, por ejemplo acá tenemos tres actividades en total, tres actividades que se realizan. Si es que una actividad se comprometió, por ejemplo, para ejecutarse en un 100% y sólo se logró el 90%, ese compromiso no se cumplió. Por lo tanto se reporta como un cero en el cumplimiento. Es decir, el sistema del último planificador es binario en cuanto a la medición de los compromisos. Porque el compromiso no era terminarlo en un 90% sino que terminarlo en un 100%. Entonces, si analizamos estas trece actividades que están acá, podemos ver que nueve de ellas se cumplieron a su cabalidad. Por lo tanto nueve sobre trece nos da un porcentaje de 69% de PPC. O sea, 69% de los compromisos que se hicieron en este equipo de trabajo para este proyecto, se cumplieron. Entonces tenemos que medir este PPC y ver cómo va evolucionando en el tiempo el porcentaje del plan completado. Y esto se relaciona con el avance físico del proyecto, o con el avance tangible del proyecto en término de las actividades. Entonces como les dije hay que evaluar los compromisos y se deben generar por cada actividad que no se cumple, hay que entender una causa de no cumplimiento. Reportar una causa de no cumplimiento y, ¿quién dice esta causa no cumplimiento? Bueno, la persona que está comprometida en hacer esa actividad. Entonces, resumiendo qué es lo que contiene un plan de corto plazo o semanal. Se planifica la semana con detalle, con las actividades a realizar y las metas propuestas para ser realizadas. Se obtienen compromisos de los últimos planificadores y de los primero también, ¿quiénes son los primeros? Los que tienen que remover las restricciones para que las personas que ejecutan puedan hacer su trabajo. Se mide el PPC, se registran las causas de no cumplimiento. Y se toman acciones correctivas para poder seguir mejorando en la planificación de este proyecto. Bueno, esto fue la teoría sobre el sistema del último planificador. Y bueno a través de también las distintas etapas de sistema, les mostré ejemplos de cómo se implementa y de cómo se aplica. Éste es un sistema muy usado alrededor del mundo y que trae muchos beneficios en términos de la colaboración, de la confiabilidad, de la planificación. También hay estudios que muestran mejora en en cuanto a la calidad de los proyectos obtenidos. Y la seguridad con que se trabaja y también el ambiente de trabajo. Muchas gracias, nos vemos en un siguiente video.
